Powerpoint là gì? Hướng dẫn tạo Powerpoint cho người mới

Khi làm việc tại văn phòng thì hầu như ai cũng biết đến bộ công cụ Microsoft Office. Đặc biệt là sẽ quen thuộc với Power Point. Không những các bạn văn phòng mới cần đến Powerpoint  mà rất nhiều đối tượng như học sinh, sinh viên, giáo viên cũng sẽ cần đến nó.

Vì vậy, cách làm Powerpoint chuyên nghiệp, đẹp hay cách làm slide powerpoint thuyết trình ấn tượng là một trong những kỹ năng mềm cần trang bị và phải có để giúp chúng ta dễ dàng đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc, học tập.

Hãy cùng Hostify.vn tìm hiểu cách làm slide PowerPoint là gì? Và 10 kỹ năng, thủ thuật tạo slide chuyên nghiệp sau đây nhé. 

Powerpoint là gì?

PowerPoint nằm trong bộ công cụ Microsoft Office, là một phần mềm trình chiếu sử dụng các slide để truyền tải thông tin. Nó cho phép người dùng tạo ra những slide phục vụ các buổi thuyết trình để thể hiện những thông điệp trong các lớp học hoặc buổi họp.

Lợi ích khi biết cách làm powerpoint đẹp, chuyên nghiệp

Khi biết được cách làm Powerpoint hoặc những kỹ năng, thủ thuật làm slide chuyên nghiệp hơn sẽ giúp bạn đạt được nhiều hiệu quả, thành công hơn trong học tập cũng như công việc. Đây được xem là một kỹ năng cơ bản, mà ai cũng cần phải nắm được. Vì hiện tại, rất nhiều công việc liên quan và cần đến sự trình bày của  Powerpoint như:

  • Tạo những bài tập, bài học, bài thuyết trình trong học tập và công việc.
  • Tạo bài giảng trong lớp học.
  • Tạo các mẫu thuyết trình, các tài liệu bán hàng, tiếp thị..
  • Trình bày trong các cuộc họp, sự kiện, hội thảo, dự án kinh doanh…

Cách làm Powepoint cho người mới bắt đầu 

Khi mới bắt đầu làm Powerpoint, bạn cần nắm những thao tác đơn giản và cơ bản nhất. Sau khi biết được cách làm Powerpoint cơ bản, thì chỉ cần bạn thực hành nhiều và tự nâng cấp trình độ với các thao tác phức tạp hơn sẽ làm được những slide đẹp, ấn tượng, chuyên nghiệp hơn.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, cơ bản nhất cho những bạn mới bắt đầu:

1. Mở ứng dụng PowerPoint

Để sử dụng, bạn cần phải biết cách mở phần mềm Powerpoint. Đầu tiên, bạn cần cài đặt phần mềm powerpoint về máy tính.

Sau đó, dùng công cụ tìm kiếm trên máy tính và nhập từ khóa “powerpoint“. Khi phần mềm xuất hiện bạn nhấp đúp 2 lần vào phần mềm để khởi chạy.cach-lam-powerpoint-chuyen-nghiep

2. Thêm Slide mới 

  • Hướng dẫn nhanh

Home rồi chọn New Slide > Chọn mẫu Slide > Nhấn chuột phải vào Slide > Duplicate Slide > Hoàn thành.

  • Hướng dẫn chi tiết

Để thêm slide mới, bạn nhấn vào thẻ tab Home rồi chọn New Slide (biểu tượng hình trang giấy) để thêm vào một trang slide trắng mặc định của PowerPoint. Sau đó, chọn mẫu cho slide cần thêm.  

Tại đây có nhiều định dạng cho slide mới như:  Title Slide (slide tiêu đề), Title and Content (tiêu đề và nội dung), Two Content (hai nội dung)…và 3 lựa chọn cho bạn:

Duplicate Selected Slides: tạo slide mới giống hệt slide hiện tại.

Slides from Outline: tạo ra 1 slide từ Word hay Excel có sẵn.

Reuse Slides: sao chép toàn bộ nội dung, định dạng của một file PowerPoint mà bạn có sẵn.

Phần này bạn có thể tùy chọn và thêm slide sao cho phù hợp với nội dung, thông tin dự án bạn đang làm. 

cach lam powerpoint 2

3. Chọn Theme slide PowerPoint

Kỹ năng đầu tiên là lựa chọn Theme slide PowerPoint hay hình nền bố cục Powerpoint. Các mẫu theme này thường có sẵn và rất đa dạng chủ đề với các màu sắc, kiểu họa tiết khác nhau. Bạn có thể lựa chọn theo sở thích cá nhân, nhưng tốt nhất là nên lựa chọn phù hợp với đúng nội dung dự án cũng như đối tượng trình chiếu. 

Hướng dẫn nhanh
Click vào Tab Design => Themes => Chọn nền ưng ý => Design và Chọn Format Background => Picture Source chọn Insert => From a File => Chọn ảnh nhấn Insert => Hoàn thành.

Bạn có thể nhấn biểu tượng tam giác để mở rộng giao diện các chủ đề Themes. Ngoài những hình nền mặc định có sẵn trên PowerPoint, bạn cũng có thể sử dụng hình ảnh của mình và thay đổi mức độ hiển thị hình nền. Bạn có thể xem Hướng dẫn làm mờ ảnh trong Powerpoint tại mục 4.5 bên dưới. 

3. Xóa Slide trong PowerPoint

Để xóa slide, bạn chọn slide cần xóa và nhấn nút Delete để xóa. Hoặc có thể nhấn chuột phải vào slide cần xóa và chọn Delete slide.

4. Thêm nội dung trong Slide (textbox, hình ảnh, video, biểu đồ…)

Khi chọn lựa được theme và slide, cách làm Powerpoint tiếp theo là bạn thêm nội dung vào trong các Slide.

4.1 Thêm textbox

  • Thêm textbox: Nhấn Insert => chọn Textbox.

Tiếp theo, chọn vùng cho textbox bằng cách nhấn, giữ chuột và kéo chọn vùng. Sau đó, nhập nội dung cần thêm và di chuyển vị trí cho textbox.

  • Định dạng văn bản trong PowerPoint: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần định dạng và trong thẻ Home bạn có thể định dạng chữ như trong Word và Excel.

cach lam powerpoint 3 1

4.2 Tạo Slide Master

Slide Master: là công cụ giúp bạn định dạng một lần về font, cỡ chữ, màu chữ, hiệu ứng,… Nó cũng sẽ giúp thay đổi định dạng ở tất cả slide. Slide Master được áp dụng cho tất cả các trang slide. Lưu ý: các bạn nên tạo Slide Master trước khi bắt đầu tạo các Slide riêng lẻ.

Để mở giao diện Slide Master, trên thẻ View => chọn Slide Master.

Xuất hiện Slide Master, bạn chọn Slide đầu tiên và định dạng chung cho tất cả slide: font chữ, cỡ chữ, màu chữ, hình nền, logo, hiệu ứng… Tại đây, bạn chỉ định dạng chung chứ không nhập bất kỳ nội dung nào vào đây. Vì các định dạng này sẽ được hiển thị trong các slide hoặc khi thêm slide mới.

Sau khi thiết lập xong, bạn đóng Slide Master lại và bắt đầu làm việc. Bạn kích vào Close Master View

cach lam powerpoint 4

4.3 Thêm video, Audio cho slide

Bạn cũng thực hiện tương tự thêm textbox, đó là:  Chọn Insert và chọn nội dung muốn thêm: Table (bảng), Shapes (hình khối), Chart (biểu đồ), SmartArt (chọn cách thức trình bày nội dung ngắn gọn và khoa học), Video, Audio.. Sau đó, chỉnh sửa phóng to thu nhỏ, di chuyển vị trí cho phù hợp.

4.4 Cách chèn hình nền vào Powerpoint 2010

Để tạo hình nền sống động cho Powerpoint bạn cần thực hiện những cách sau đây:

Cách 1: Sử dụng background có sẵn trong Powerpoint. Chọn Slide cần tạo hình nền (có thể chọn 1 hoặc nhiều slide). Sau đó click vào tab Design, chọn các mẫu nền tương ứng.

Cách 2: Thay đổi hình nền background trong Powerpoint

  • Bước 1: Click vào slide muốn thay đổi hình nền – background (có thể chọn 1 hoặc nhiều – với phím tắt Ctrl + A) => Tiếp đến click chuột phải, chọn Format Background
  • Bước 2: Chọn các tùy chọn cho nền background => Apply to all

Trong hộp thoại sẽ hiện nhiều tùy chọn bao gồm: Solid fill, Gradient fill, Picture or texture fill, Pattern fill, Hide back ground graphics. Ở mỗi tùy chọn sẽ đem đến cho bạn những hiệu ứng khác nhau

  • Solid fill: Đổ màu cho background
  • Gradient fill: Đổ màu và tạo hiệu ứng nhạt dần cho background
  • Picture or texture fill: Thay hình nền cho background
  • Pattern fill: Tạo hiệu ứng có sẵn trong Powerpoint
  • Hide back ground graphics: Để ẩn đi hình nền vừa tạo

Nếu bạn muốn tải một hình ảnh nền từ máy tính lên bạn sẽ chọn vào Picture or Texture fill 

  • Texture: Chọn ảnh có sẵn từ Powerpoint
  • Insert from: Tải ảnh lên từ máy tính bạn chọn File tìm đến ảnh muốn tải lên và ấn Insert. Nếu kích đúp vào Tile picture as texture bạn có thể căn chỉnh vị trí ảnh ở mục Alignment hoặc theo phương X – Y.
  • Transparency phủ lên lớp mờ trên ảnh

Ngoài ra khi bạn chọn Picture or texture fill bạn hoàn toàn có thể sử dụng thêm các hiệu ứng thay đổi màu sắc, làm nhòe ảnh,… ở các công cụ picture corrections – Thay đổi độ sáng của ảnh, picture color – Thay đổi màu sắc cho ảnh và Artistic Effects – tạo ảnh kiểu cổ điển.

cach lam powerpoint 1 1

4.5 Hướng dẫn làm mờ ảnh trong Powerpoint

Bước 1: Đê tạo hiệu ứng cho ảnh, trước tiên cần tải ảnh lên. Bạn vào Insert chọn Picture chọn ảnh muốn tải lên, xong ấn Insert

Bước 2: Chọn tab Format > chọn Color > chọn hình ảnh theo độ mờ mong muốn

5. Chèn thêm hiệu ứng vào slide PowerPoint

Hiện nay, trong phần mềm PowerPoint có rất nhiều hiệu ứng sinh động giúp bạn gia tăng tính chuyên nghiệp hơn, như: hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng đồ thị, hiệu ứng văn bản, hiệu ứng chuyển slide,…Bạn có thể dựa vào điều này để tạo thành yếu tố tăng sức hấp dẫn cho slide của mình hơn. 

Để chọn hiệu ứng cho đối tượng, bạn click chuột vào đối tượng cần chèn thêm. Sau đó, chọn tab Animations trên thanh Menu rồi lựa chọn hiệu ứng phù hợp cho từng đối tượng cụ thể trong slide.

6. Trình chiếu slide PowerPoint 2010

Trong cách làm Powerpoint đẹp và ấn tượng, thì bước trình chiếu là bước quan trọng mà bạn phải nắm được. Có 2 cách trình chiếu như sau:

  • Trình chiếu lần lượt từ trang đầu tiên, nhấn phím F5 hoặc vào Slide Show => chọn From Beginning.
  • Trình chiếu từ trang hiện tại đang mở bằng cách nhấn phím Shift+F5 hoặc Slide Show => chọn From Current Slide.

7. Lưu slide PowerPoint

Khi nắm được cách làm Powerpoint thì bạn cần phải biết lưu lại File đó để hoàn thiện.

Để thực hiện lưu các slide mới tạo thành file PP, bạn vào biểu tượng Office hoặc Chọn File -> Save (hoặc tổ hợp Ctrl + S).

Xuất hiện hộp Save As, bạn chọn thư mục cần lưu và nhập tên file trong phần File Name dưới định dạng “.pptx” hoặc “.ppt .

Sau đó nhấn Save để lưu lại file. 

8. Chuyển File Powerpoint sang PDF và video

  • Chuyển sang PDF

Để chuyển một file powerpoint sang pdf, bạn cần thực hiện thao tác như sau:

Chọn File => Save (hoặc tổ hợp Ctrl + S).

Xuất hiện hộp thoại Save as,  chọn đến thư mục lưu và nhập tên file trong phần File name. Tiếp theo ở mục Save as type thì bạn chọn lại định dạng PDF. 

Cuối cùng ấn Save để lưu flie

  • Chuyển sang Video

Đôi khi bạn cần phải chuyển đổi file trình chiếu PowerPoint 2010 của bạn sang dạng video (wmv) để có thể trình diễn trên một máy không sử dụng Microsoft PowerPoint 2010. Bạn cần làm theo các bước sau đây.

Bước 1: Mở File bạn muốn chuyển đổi và ấn vào File => Save & Send => Create a video

Bước 2: Thiết lập chất lượng video

** Tại góc bên phải, cần lưu ý:

  • Compoter & HD Displays: Chọn độ phân giải video
  • Don’t Use Recorded Timings and Narrations: Lựa chọn thêm cho slide

Sau khi lựa chọn xong, bạn ấn vào Create Video. Tại đây, bạn sẽ tiến hành đổi tên và Save lại file thành video.

10 kỹ năng và cách làm Powerpoint đẹp và ấn tượng

cach lam powerpoint tren may tinh

Khi đã biết cách làm Powerpoint với những bước cơ bản nhất rồi, thì bạn cần thêm những kỹ năng để tạo được những file ấn tượng, chuyên nghiệp hơn để dễ dàng đạt được hiệu quả hơn trong công việc và học tập. Hãy cùng Hostify tìm hiểu thêm 10 kỹ năng để làm cho file của bạn trở nên ấn tượng, chuyên nghiệp hơn sau đây nhé. 

#1 Tạo font chữ độc đáo

Font chữ sẽ là một trong những yếu tố giúp cho những slide thuyết trình trên PowerPoint của bạn trở nên đẹp hơn. Đặc biệt sẽ còn giúp tạo điểm nhấn dễ đọc, dễ nhớ cho người xem trong suốt thời gian mà bạn thuyết trình.

*  Lưu ý về một số định dạng chữ trên PowerPoint:

– Font chữ nên đơn giản, dễ đọc. Gợi ý các font hay dùng như: Tahoma, Arial, Calibri, Time New Roman, Garamond, Verdana,…và không được sử dụng quá 2 – 3 font chữ.

– Cỡ chữ từ 24 – 28 trở lên, tiêu đề cỡ chữ khoảng 36 đến 44 point, tránh quá nhỏ hoặc quá to.

– Sử dụng font và màu chữ có độ tương phản với màu nền rõ ràng, nổi bật. Ví dụ: chữ sáng trên nền tối hoặc ngược lại.

– Tránh sử dụng toàn bộ là chữ hoa, vì sẽ gây khó đọc. Không sử dụng quá nhiều màu chữ. 

#2 Sử dụng các Backgroud có sẵn

Đa phần ở các phiên bản PowerPoint, Microsoft đã hỗ trợ người dùng nhiều mẫu background có sẵn, thiết kế rất chuyên nghiệp. Nên bạn có thể tận dụng tối đa được nguồn tài nguyên background này hoặc tự chỉnh sửa lại từ template mẫu đó để tận dụng cho các lần sau. 

#3 Thiết kế Background theo phong cách riêng

Nếu không thích chọn những background có sẵn của Microsoft gợi ý, bạn hoàn toàn có thể tự chủ động thiết kế theo phong cách riêng của mình để dễ dàng thể hiện ý tưởng trình bày hơn. Đây sẽ là một điểm nhấn và cũng là điểm cộng cho bài thuyết trình PowerPoint của bạn, giúp tăng tính hấp dẫn, thu hút người xem hơn. 

Bạn có thể tham khảo thêm hàng nghìn background đẹp, miễn phí tại trang  Freepik .  

cach lam powerpoint dep

#4 Lựa chọn bố cục phù hợp

Nếu bạn biết cách sắp xếp các bố cục phù hợp sẽ giúp người xem dễ quan sát, dễ hiểu. Mọi người cũng sẽ nhìn thấy rằng bạn chuyên nghiệp hơn. Bố cục còn ảnh hưởng trực tiếp đến những yếu tố khác như: font chữ, hình ảnh, màu sắc và nội dung trình bày của bạn.

Trên phần mềm Powerpoint cũng sẽ có những layout sẵn nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng. Mỗi layout của slide sẽ là một bản thiết kế riêng dành cho từng slide theo chủ đích của người tạo. Do đóm, bạn cũng có thể hoàn toàn tự chọn cho mình một bố cục cảm thấy hay nhất, phù hợp nhất với những nội dung, ý tưởng của bạn khi làm powerpoint. 

#5  Điều chỉnh màu sắc phù hợp cho slide

Trong một bài thuyết trình, nếu sử dụng một gam màu sẽ trở nên nhàm chán, nên bạn có thể nghĩ đến việc dùng màu sắc phối hợp và phù hợp để tăng thêm phần sinh động hơn cho nội dung trong slide.

#6 Sử dụng hình ảnh chất lượng cao

Bạn cần cân nhắc chọn lựa và điều chỉnh kích thước hình ảnh cũng như chất lượng để thể hiện trên slide để giúp bài thuyết trình trở nên cuốn hút hơn. Đặc biệt nếu hình ảnh chất lượng cao, không bị vỡ hình sẽ tạo được thiện cảm cho người xem màn hình hơn. 

#7 Thiết kế thêm Infographic

Nếu áp dụng thiết kế Infographic trên slide sẽ giúp người xem ấn tượng hơn về bài thuyết trình PowerPoint của bạn. Vì với những biểu đồ và hình ảnh đẹp mắt chắc chắn sẽ thú vị hơn so với các bảng số liệu, thống kê dày đăc những con chữ và con số. 

cach lam powerpoint dep va an tuong

#8 Chèn thêm clip vào slide

Việc chèn thêm clip vào slide sẽ giúp người nghe dễ dành và nhanh chóng hiểu rõ, hình dung được vấn đề mà bạn đang thuyết trình. Đây cũng là bí quyết giúp cách làm PowerPoint trở nên độc đáo, chuyên nghiệp, đẹp và ấn tượng hơn nữa. 

#9 Sử dụng các hiệu ứng Animation sinh động

Hiệu ứng Animation ở đây chính là những kỹ xảo, chuyển động làm cho phần hình ảnh và chữ thêm sinh động khi xuất hiện trên slide. Bạn có thể cài đặt và mở chế độ Preview để xem trước khi quyết định lựa chọn loại Animation nào phù hợp và yêu thích.

#10 Tham khảo những slide thiết kế khác

Kỹ năng cuối để biết cách làm powerpoint thuyết trình đẹp mắt chính là việc học hỏi, tham khảo những slide thiết kế trên Internet hoặc của người quen sẽ giúp bạn có thêm nhiều ý tưởng về bố cục , hình thức thể hiện cũng như nội dung trình bày trên slide sao cho thật chuyên nghiệp, độc đáo nhất.

Bài viết trên là Tổng hợp những hướng dẫnvề cách làm powerpoint cho người mới bắt đầu và 10 gợi ý về kỹ năng , cách làm powerpoint đẹp, chuyên nghiệp, ấn tượng hơn mà Hostify đã chia sẻ đến bạn. Hy vọng qua bài những thông tin chia sẻ này sẽ giúp bạn dễ dàng có được thêm nhiều kỹ năng mềm phục vụ tốt hơn cho học tập cũng như cho công việc. Chúc các bạn thành công.