Mail server là gì? Tại sao lại cần thuê mail server? Đây có lẽ là câu hỏi được thắc mắc bởi rất nhiều người. Trong bài viết này Hostify.vn sẽ giúp các bạn tìm hiểu về Mail Server và giải đáp những thắc mắc của bạn về nó. Cùng tìm hiểu nhé!
1. Mail server là gì?
Mail Server hay Email Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền (Email theo tên miền) của doanh nghiệp dùng để gửi và nhận thư điện tử.
Ngoài những tính năng cơ bản của một email trên Internet, thì Mail Server là một giao thức chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín nội bộ, trao đổi thư tín với khách hàng và đối tác bên ngoài cần yêu cầu sự ổn định, liên tục với tốc độ nhanh đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu, khả năng khôi phục dữ liệu cao…
(1).png)
Mail Server thực chất là là một Server vật lý hoặc là một Server đám mây, cũng có đầy đủ các thông số như một Server bình thường như Ram, CPU, dung lượng lưu trữ,…Vậy tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Email Server theo tên miền riêng, cùng Hostify.vn tìm hiểu nhé!
2. Tạo sao nên chọn sử dụng Mail Server cho doanh nghiệp?
- Doanh nghiệp bạn có nhu cầu sử dụng số lượng email nhiều để giao dịch thương mại
- Đòi hỏi tốc độ cực nhanh - Ổn định liên tục - Dữ liệu được Backup an toàn
- Đáp ứng được các tính năng kỹ thuật của Email offline, Webmail, Outlook
- Tạo sự tin cậy, tăng mức độ hài lòng của khách hàng và đối tác
- Tốc độ cao, bảo mật tốt, kèm theo nhiều tiện ích nổi bật nhờ không gian lưu trữ riêng biệt
- Tùy chỉnh các thông số và chức năng cho từng User với các cấp bậc khác nhau của nhân viên công ty
- Backup dữ liệu thường xuyên tránh nguy cơ xóa nhầm, hỏng thiết bị.
- Giám sát mọi hoạt động gửi - nhận email của nhân viên.
- Có hệ thống IP riêng, bảo vệ hệ thống mail khỏi blacklist, ngăn chặn mối đe dọa spam theo thời gian thực.
Tham khảo bảng giá dịch vụ Email Server Basic tại Hostify.vn - Chỉ từ 65.000 đ/tháng. Nếu bạn muốn được tư vấn thêm về việc chọn lựa gói dịch vụ email như thế nào để phù hợp với kinh phí cũng như quy mô kinh doanh của doanh nghiệp, đừng ngại hãy liên hệ ngay với bộ phận hộ trợ Khách hàng 24/7 của Hostify.vn theo Hotline: (028) 73 086 086 (Phím 1) nhé.
3. Email Server khác gì so với Email thường?
Email Server có độ bảo mật cao và an toàn hơn so với email thông thường
Thông thường Email điện tử của cá nhân chỉ gửi được cho 01 đối tượng nhận duy nhất và đuôi email sẽ theo đuôi tên miền của nhà cung cấp như @gmail.com, @yahoo.vn.
Đối với Email Server thì khác, nó được thiết kế riêng dựa theo tên miền thương hiệu của doanh nghiệp.
Mang lại uy tín, tạo sự tin cậy cao, ổn định, tốc độ nhanh, đảm bảo an toàn dữ liệu thông tin, hỗ trợ chống virus và Spam. Mail gửi đi sẽ được được gửi ngay tới inbox của các Email server khác như Google, Yahoo, Webmail,…
4. Cách thức Mail Server hoạt động
Email Server thường hoạt động dựa trên 3 giao thức sau:
- Outgoing Mail Server là gì?
+ Sau khi tin nhắn được gửi, email sẽ kết nối với máy chủ SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) thuộc tên miền của bạn. Đây là giao thức gửi mail đơn giản được dùng để liên lạc với server từ xa. Song song đó là cho phép gửi cùng 1 lúc nhiều thư tới các server khác nhau.
- Incoming Mail Server là gì?
Có 2 hình thức của giao thức này:
+ POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3): chuyển email tới lưu ở máy tính chứa Mail Client, thường là nội bộ máy tính của người dùng thông qua một ứng dụng email như Outlook, Mac Mail, Windows Mail…
+ IMAP (Internet Message Access Protocol): phương thức phức tạp hơn cho phép nhiều client cùng lúc kết nối tới một Mailbox. Email từ Mailbox sẽ được sao chép tới máy client và bản gốc của Email vẫn sẽ được lưu trên Mail Server.
5. Tính năng nổi bật nhất của Email Server?
Vì là một loại hình mail được thiết kế riêng dựa trên nhu cầu thực tế của người dùng nên Email Server sở hữu rất nhiều ưu điểm nổi bật:
- Thông tin email chứa tên miền thương hiệu cụ thể của từng tổ chức tạo độ tin cậy cao hơn
- Email server hạn chế tối đa các thư rác hoặc chứa virus
- Luôn có sẵn nhiều SMTP backup để đảm bảo việc gửi mail đi không bị lỗi
- Đảm bảo thông tin tối mật nội bộ của doanh nghiệp
- Hỗ trợ sử dụng các giao thức SSL có phí đảm bảo an toàn hơn
- Hỗ trợ chữ ký số tránh tình trạng lừa đảo qua email
- Hệ thống giao diện quản trị (control panel) và giao diện WebMail Pro đơn giản, dễ sử dụng - Sử dụng Email trên đa nền tảng như Webmail, Outlook, Gmail , Di động…
- Có khả năng sao lưu dữ liệu tự động. Đảm bảo thông tin cần thiết luôn tồn tại.
- Giúp quản lý nội dung email của tất cả nhân viên thuộc hệ thống
6. Phân loại Email Server
Email Server ngày càng có vai trò quan trọng trong việc giới thiệu hỉnh ảnh, sản phẩm cũng như thông tin của doanh nghiệp. Hiện nay, có 2 loại email server được dùng phổ biến:
6.1 Email Server Microsoft, Google
Loại Mail server này được xây dựng trên nền tảng của 2 ông lớn là Google, Microsoft nên quy mô là rất lớn, độ bảo mật cao. Quản lý tốt hệ thống dễ liệu, nhiều tiện ích đi kèm. Nhưng có 1 nhược điểm lớn là giá thành của loại mail server này khá cao.
6.2 Email Server độc lập
Ưu điểm nổi bật của loại mail server này là dung lượng lưu trữ lớn, khả năng độc lập dữ liệu cao, bảo mật tốt, giá thành khá hợp lý. Chúng được bổ sung thêm các tính năng như đồng bộ hóa Outlook, quản trị từ xa Webmail và Quản trị Web nâng cao hơn.
7. Các thuật ngữ liên quan đến Mail Server
.jpg)
Sau đây Hostify sẽ tóm tắt một vài thuật ngữ thường gặp đi kèm Email Server và chúng ta sẽ cùng tìm hiểu xem chúng là gì:
- TLS Mail Server
- SASL Mail Server
- Webmail
- SMTP-IN Queue
- Local Queue
- Local Mailboxes
- Email Authentication
- Mail Exchanger Record (MX)
a) TLS Mail Server
Đây là bảo mật tầng truyền tải (Transport Layer Security). TLS hoạt động cùng với tầng ổ bảo mật SSL (Secure Sockets Layer), nó cung cấp phương thức vận chuyển mã hoá cho đăng nhập được chứng thực của SASL.
b) Webmail
Là email trên nền website. Một số webmail mà các bạn có thường thấy là: Hotmail, Gmail, Yahoo mail.
Với tốc độ phát triển của thiết bị di động các nhà cung cấp còn phát triển ứng dụng mail của mình trên thiết bị di động.Giúp cho người dùng có thể trao đổi làm việc mọi lúc mọi nơi.
Các dữ liệu tài nguyên trên mail và thiết bị khác nhau được đồng bộ hóa theo thời gian thực nhanh chóng.
c) MTP-IN Queue
Trước khi phân tán thư đến các Local queue hoặc Remote Queue, giao thức SMTP sẽ làm một thao tác sao lưu toàn bộ thư điện tử gửi đi từ email server của doanh nghiệp ở SMTP-IN Queue. Nói cách khác, SMTP-IN Queue chính là kho lưu trữ thông tin thư từ trước khi được gửi đi.
d) Local Queue
Sau khi hệ thống xác nhận có thư mới được gửi đến, sẽ tự động phân phối, Local Queue và Remote Queue sẽ tiến hành quét virus, để Để tăng cường khả năng bảo mật và giữ an toàn cho hệ thống Mail server, trước khi thư được gửi đến người dùng.
Việc xếp hàng các bức thư chính là Local Queue. Việc rà soát virus nhằm tránh trường hợp mail server bị các Blacklist liệt vào danh sách IP spam.
e) Local Mailboxes là gì?
Local Mailboxes là hộp thư của các account có đăng ký tài khoản mail server của công ty. Khi bạn đăng ký một dịch vụ Mail cho doanh nghiệp. Tài khoản quản trị viên của bạn có thể quản lý hàng trăm hàng ngàn User. Mối User này có các hộp thư riêng.
f) Email Authentication là gì?
Email Authentication là tính năng xác nhận danh tính của các user khi truy cập vào hộp thư email.
Tính năng này giúp gia tăng khả năng bảo mật của email của bạn. Hiểu đơn giản Alternate Email là một dạng email dự phòng. Khi bạn quên mật khẩu của mail server, có thể sử dụng email này để lấy lại mật khẩu.
g) Mail Exchanger Record (MX) là gì?
MX record có nhiệm vụ là chỉ đường cho email đi đến mail server của bạn. MX record thường đi kèm theo một A record sẽ trỏ về địa chỉ IP của mail server. Một thông số pref có giá trị số để chỉ ra mức độ ưu tiên của các mail server. Giá trị pref càng nhỏ thì mức độ ưu tiên càng cao.
Bạn không cần phải biết một kiến thức kỹ thuật nào nếu sử dụng dịch Email Server tại Hostify.vn, mọi vấn đề về kỹ thuật đã có bộ phận kỹ thuật 24/7 của chúng tôi lo! Mọi sự cố kỹ thuật trong quá trình sử dụng bạn chỉ cần liên hệ Hotline: (028) 73 086 086 (Phím 2). Xem chi tiết bảng giá dịch vụ Email Server của Hostify.vn tại đây.
8. Những lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp email server
Hiện nay có rất nhiều sự lựa chọn mail server từ các nhà cung cấp khác nhau trên thị trường. Ngoài mục đích mang lại cho người dùng những trải nghiệm tốt nhất về hệ thống để doanh nghiệp bạn có thể được hưởng những tính năng tốt nhất mà Mail Server có thì còn phải đáp ứng những nhu cầu khác như: Giá thành, chăm sóc - hỗ trợ khách hàng, cũng như dịch vụ hậu mãi sau đó….
Bạn nên hạn chế sử dụng mail thông qua nhà cung cấp thứ 3 vì những hạn chế sau đây:
- Rất ít khi nhận được sự hỗ trợ trực tiếp từ nhà cung cấp
- Đơn vị cung cấp khó can thiệp vào hệ thống để xử lý gây ra sự gián đoạn và chậm trễ về thời gian.
- Không thể tiếp cận được thông số gói dịch vụ thực tế của doanh nghiệp mà chỉ thông qua thông số cố định của bên thứ 3
- Không chủ động và thường xuyên trong vấn đề cập nhật chương trình bảo mật mới
- Chi phí sẽ cao hơn so với đơn vị tự xây dựng hệ thống
Sử dụng Mail Server, cả người dùng là cá nhân lẫn doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm được nhiều tiện ích hơn. Nó giúp nâng độ chuyên nghiệp của cá nhân, uy tín doanh nghiệp. Tiết kiệm được thời gian, tốc độ truyền tải và lưu trữ nhanh chóng.
Bạn đang tìm một dịch vụ Email phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Đến ngay Hostify.vn đội ngũ nhân viên tư vấn của chúng tôi sẽ hỗ trợ vấn nhiệt tình:
- Điện thoại (028) 73 086 086 (Phím 1)
- Facebook: m.me/hostify.vn
- Email: hotro@hostify.vn
