Cách ký chữ ký số trên file PDF foxit reader, Excel, Word 2022

Chữ ký số đang ngày càng được sử dụng rộng rãi, giúp các doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc giao dịch điện tử và quản lý chứng từ. Chính vì sự tiện lợi như vậy nên mỗi doanh nghiệp hiện nay đều sở hữu cho mình chữ ký số. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách thực hiện. 

Bài viết sau đây Hositfy.vn sẽ giới thiệu đến bạn ký chữ ký số trên file pdf foxit reader, cách ký điện tử trên file PDF,  Excel, Word một cách chi tiết nhất một cách đơn giản và chi tiết nhất, cùng tìm hiểu nhé!

1. Lưu ý khi ký chữ ký số trên file PDF, Excel, file Word.

Trước khi thực hiện ký chữ ký số trên file PDF foxit reader,  Excel, Word,… việc đầu tiên bạn nên làm đó chính là sao chép ra một bản khác vì nếu ký chữ ký số vào thì không thể chỉnh sửa được nữa. 

– Đảm bảo an toàn, và bảo mật chữ ký điện tử

– Chữ ký điện tử không nên để người khác biết User và Password

– Kiểm tra kỹ lại các thông tin của file trước khi ký số, vì sau khi ký chữ ký số sẽ không sửa file được.

  • Lưu ý thứ nhất: Phần mềm chữ ký nào cũng đều cho phép ký chữ ký trên file PDF, Word, Excel, Powerpoint…Bạn phải chọn SAVE lại file trước khi ký số, nếu không sẽ không thể sao lưu dữ liệu vừa chỉnh sửa.
  • Lưu ý thứ hai: Chữ ký ѕố sẽ không thể hiện thông tin của chủ thể như file PDF ᴠà chỉ được thể hiện thông qua dấu hiệu của nó trên thanh công cụ.

2. Chi tiết 5 bước ký chữ ký số trên file PDF foxit reader

Làm cách nào để ký chữ ký số trên file PDF foxit reader? 

tất nhiên điều đầu tiên là bạn phải thông qua phần mềm PDF Foxit reader để thực hiện ký số trên file PDF.

Trước khi thực hiện các bước ký chữ ký số trên file pdf bạn phải:

  • Tải phần mềm PDF foxit reader
  • Mua USB Token chữ ký số doanh nghiệp
  • Sau khi soạn thảo xong văn bản, bạn chọn Export sang dạng PDF. Hoặc bạn có thể scan trực tiếp văn bản từ máy quét. 

Giờ chúng ta có thể ký chữ ký số trên file PDF foxit reader nhé!

#Bước 1:

– Mở phần  PDF cần được ký số với phần mềm foxit reader bằng cách kích chuột phải vào văn bản >> chọn Open With >> chọn Foxit Reader

#Bước 2:

– Sau đó Kích chọn Protect >> chọn Sign & certify  >> chọn Place Signature

ký chữ ký số trên file pdf
Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file pdf

– Sau khi hoàn thành bạn giữ chuột trái kéo thả thành khung hình vuông hoặc chữ nhật tùy thích vào chỗ muốn ký như hình.

cách ký chữ ký số trên file pdf

– Tiếp đến hãy chọn lựa những hình thức sau bao gồm:

  • Sign as: Lựa chọn chữ ký số 
  • Reason: Chọn lý do ký chữ ký số

– Trong thu mục Sign Document. >>Appearance Type >> cuối cùng chọn Create New Style. Ở bước này hãy chọn mẫu thiết kế chữ ký mà bạn thấy phù hợp nhất với mình. 

#Bước 3:

– Sau khi đã chọn được mẫu chữ ký ưng ý hãy nhấn Sign >> Tiếp theo hãy cài đặt vị trí lưu file đã ký.

cách ký chứ ký số trên file pdf

#Bước 4:

– Sau khi đã hoàn thành 3 bước trên, nhấn chọn SAVE. Lúc này sẽ hiển thị popup yêu cầu mật khẩu của USB Token, bạn nhập mã pin và đăng nhập.

cach ky chu ky so tren file pdf 4

Nhưng bạn hãy lưu ý: hãy khóa văn bản trước khi nhấn Ký chữ ký để đảm bảo văn bản không bị chỉnh sửa, sao chép bằng cách nhấn chọn: “Lock Document After Signing”.

#Bước 5

– Sau khi đã nhập đúng thông tin Mật khẩu của USB Token phần mềm sẽ ký số vào văn bản, bạn sẽ thấy hiện lên thông tin chữ ký số của bạn vào đúng chỗ bạn đã chọn ký ở bước thứ 3.

cách ký chữ ký sô trên fiel pdf
Chi tiết 5 bước ký chữ ký số trên file PDF foxit reader

– Hãy kiểm tra chữ ký số trên file PDF thật kỹ xem nó đã đúng chưa, đã đúng vị trí cần ký chưa bằng hình cây bút bên thanh menu phía trái màn hình.


Tới đây là bạn đã hoàn thành việc ký chữ ký số trên file PDF rồi đấy, chúc bạn thành công nhé!

3. Cách ký chữ ký số trên trên file Excel

Trường hợp 1: Bạn không xác định được vùng ký chữ ký số

#Bước 1:

– Việc đầu tiên của bạn là Mở file Excel cần ký >> nhấn chọn File 

#Bước 2:

– Tại đây bạn chọn Info >> Protect Workbook >> Sau đó chọn mục Add a Digital Signature để bắt đầu ký chữ ký số vào fiel Excel. 

cách ký chữ ký số trên file Excel

 

#Bước 3:

– Chọn Approved This Document >> Change.

cách ký chữ ký số trên file Excel
Cách ký chữ ký số trên file Excel

 #Bước 4:

– Sau đó chọn Sign >> Khi popup hiện ra bạn hãy thực hiện đăng nhập nhập USB Token.

cách ký chữ ký số trên file PDF
cách ký chữ ký số trên file Excel

#Bước 5:

Hoàn tất bạn chỉ cần nhấn Nhấn chọn OK, vậy là bạn đã hoàn thành ký chữ ký số trên file Excel.

cach ky chu ky so tren file excel 3

Với những file đã ký thành công, bạn không thể thực hiện bất cứ thao tác nào khác: thêm/bớt/chỉnh sửa nội dung.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa file đã ký, hãy nhấn Edit Anyway >> Yes để xóa chữ ký số khỏi tệp. Lúc này bạn mới có thể thực hiện chỉnh sửa thông tin.

cach ky chu ky so tren file excel 4

 Nếu bạn đã xác định được vùng ký chữ số trên file Excel thì hãy thực hiện theo các bước ở trường hợp thứ 2 sau đây nhé!


Trường hợp 2: Bạn đã xác định được vùng ký chữ ký trên file Excel

#Bước 1:

– Đầu tiện sau khi mở File Excel, đặt con trỏ vào vị trí cần ký, nhấn Insert >> Chọn Text >> Signature Line >> Microsoft Office Signature Line

cách ký chữ ký số trên file pdf

#Bước 2:

– Điền thông tin chữ ký bôm gồm: Tên, chức vụ, gmail.

– Nhấn OK thì hoàn thành.

cách ký chữ ký số trên file Excel
Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file Excel

#Bước 3:

– Sau đó hãy nháy đúp chuột vào vùng được xác định vị trí ký chọn Sign, phần mềm chữ ký số sẽ yêu cầu nhập pin của USB Token

cach ky chu ky so tren file excel 7 1

Vậy là bạn đã hoàn thành xong quá trình ký chữ ký số trên file Excel khi đã xác định được vùng cần ký.

4. Cách ký chữ ký số trên file Word

#Bước 1

– Sau khi mở file Word cần ký số >>chọn File bên góc trái bên trên màn hình.

#Bước 2

– Sau đó nhấn chọn Info >> Protect Document >> click chọn Add a Digital Signature

cách ký chữ ký số trên file Word
cách ký chữ ký số trên file Word

– Sau đó Click chọn “OK”khi có thông báo từ Microsoft Office Word.

cách ký chữ ký số trên file Word

#Bước 3 

Trong cửa “Sign”, bạn hãy note lý do ký chữ ký vào file word Sign để ký số. Sau đó tiến hành nhập USB Token, để hoàn thành việc ký chữ ký số trên file Word.

cach ky chu ky so tren file word 3

5. Kiểm tra tính xác thực của chữ ký số

Để kiểm tra xem tính xác thực của chữ ký số, trước hết máy tính cần được kết nối Internet, cài đặt phần mềm Acrobat Reader phiên bản mới nhất.

Sau đó tiến hành kiểm tra:

Đối với tệp có đuôi file (*.pdf)

#Bước 1: Mở tệp có chữ ký số

cach ky chu ky so tren file word 4

#Bước 2:  

– Kích chuột vào “tem” chữ ký trong văn bản >> sẽ hiện lên cửa sổ Signature Validation Status

– Kích chuột vào mục Signature Properties >> Trong cửa sổ Signature Properties (gồm các thông tin: người ký, ngày & giờ ký và thông tin về hiệu lực…)

cach ky chu ky so tren file

cach ky chu ky so tren file 2

#Bước 3

  • Kích chuột vào Show Certificate >> Chọn cửa sổ Certificate Viewer để xem thông tin chứng thư
  • Chọn mục Details để xem thêm thông tin chi tiết

Đối với tệp có đuôi file (*.doc)

#Bước 1: Mở tệp văn bản >> Chọn File  >>. Chọn Edit with Microsoft Office Word

#Bước 2: Nhấn đúp vào biểu tượng   >> Signatures 

cach ky chu ky so tren file 3

#Bước 3: Kích chuột vào Signature Details để xem toàn bộ thông tin 

cach ky chu ky so tren file 4


Vậy là Hostif.vn đã hướng dẫn bạn chi tiết cách ký chữ ký số trên file PDF foxit reader, Excel và Word, đơn giản và chi tiết nhất. 
Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn! Chúc bạn thành công nhé!