Google Workspace là gì? Khác gì với G Suite? (2022)

Với mức phổ biến như hiện nay, Google là một trợ thủ đắc lực dù bạn đang làm công việc gì. Chính vì vậy, Google đã tiến hành cho ra đời một bộ công cụ văn phòng phục vụ cho công việc của bạn có tên là G Suite. Tuy nhiên sau hơn một thập kỷ đã quá quen thuộc với người dùng, Google đã thay đổi tên dịch vụ này lại thành Google Workspace. Vậy Google Workspace là gì? Sự khác nhau giữa Google Workspace  và G Suite là gì? Cùng tìm câu trả lời trong bài viết sau đây của Hostify.vn nhé!

Google Workspace là gì?

google workspace là gì

Thực chất, Google Workspace chính là phiên bản là phiên bản phát triển mở rộng của G Suite. Trước đó dịch vụ này đã có 3 lần đổi tên trước khi có tên như hiện nay. Dịch vụ này lần đầu tiên ra mắt có tên là “Google Apps for Your Domain”, sau đó đổi tên là “Google Apps”, rồi tiếp đến là cái tên khá phổ biến mà ai cũng biết đó chính là “G Suite” vào năm 2016.

Lúc mới ra mắt, Google muốn gắn cái tên “G Suite” mang ý nghĩa về một môi trường làm việc rất truyền thống. Nhưng theo thời gian cũng những biến động nhất định của thế giới, khái niệm không gian làm việc đã thay đổi chính vì thế Google đã đổi tên cho dịch vụ này thành Google Workspace, kể từ tháng 10 năm 2020.

Nhưng về cõi lõi, Google Workspace và G Suite cũ khá giống nhau, chỉ thay đổi là những công cụ riêng biệt trong bộ công cụ sẽ có sự tích hợp sâu sắc với nhau hơn, thay vì chuyển đổi giữa Gmail, Documents, Meet,.. mọi thứ đều có sẵn ở một vị trí trung tâm. Dịch vụ Google Workspace cũng được chia thành nhiều gói riêng biệt, phù hợp với từng nhóm khách hàng, thay vì chỉ có 3 lựa chọn như G Suite cũ.

Cung cấp trải nghiệm người dùng (UX) liền mạch hơn có thể tăng năng suất . Theo Demysfies the desktop, một nhân viên thường chuyển đổi giữa 35 ứng dụng quan trọng trong công việc hơn 1.100 lần một ngày. Và sau khi cộng lại, mỗi nhân viên lãng phí tới 60 phút mỗi ngày khi điều hướng giữa các ứng dụng . Điều này có nghĩa là doanh nghiệp của bạn có thể mất 32 ngày cho mỗi nhân viên mỗi năm.

Thấy được điều đó, bằng cách kết hợp nhiều ứng dụng vào một giao diện người dùng (UI) liền mạch hơn, các giải pháp như Google Workspace có khả năng tiết kiệm đáng kể thời gian cho doanh nghiệp của bạn. Không gian làm việc dường như cũng đang tập trung vào làm việc nhóm và cộng tác từ xa.

Và một điều vượt trội mà giải pháp này mang lại là đó chính là hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa, điều này đặc biệt được chứng minh trong khoản thời gian thế giới khủng hoảng vì dịch bệnh cuối năm 2019 vừa qua.

G Suite là gì?

google workspace la gi

G Suite là tên dịch vụ mà Google đặt cho dịch vụ này vào năm 2016, dành cho các doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ Google với tên miền của doanh nghiệp, có trả phí hàng tháng. 

Với G Suite cũ, thay vì doanh nghiệp phải bỏ một khoảng phí khổng lồ để duy trì bộ nhớ mạng, máy chủ email và các công cụ hỗ trợ công việc văn phòng khác thì G Suite cho phép các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng bộ công cụ cộng tác và gia tăng năng xuất công việc dựa trên đám mây của Google. Việc này giúp giảm chi phí và gia tăng năng suất công việc hiệu quả hơn nhiều. Bộ G Suite đầu tiên bao gồm: Gmail, Google Talk, Google Calendar và Google Page Creator. Qua thời gian, nó mở rộng thêm Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Google Drive, Google Chat và Meet.

Ban đầu các dịch vụ có thể đăng ký sử dụng miễn phí, nhưng Google sẽ hạn chế một số tính năng nhất định, người dùng còn có thể tùy chỉnh đuôi email theo đuôi tên miền doanh nghiệp, và nhiều tính năng khá hữu ích.

Google Workspace có miễn phí không?

Google đang cố cạnh tranh với Microsoft về thị phần chính vì vậy họ đang cố cải thiện và mang đến những gì tốt nhất cho bộ công cụ văn phòng Workspace của mình.

Khi chúng ta có tài khoản Google, chúng ta có thể đăng nhập và trải nghiệm trọn bộ Google Workspace bao gồm: Gmail, Chat, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Meet, v.v…theo từng tính năng riêng lẽ và có những giới hạn nhất định cho người dùng miễn phí. Nhưng nếu bạn là doanh nghiệp bạn muốn một giải pháp tổng thể cùng công cụ quản trị tập trung cho toàn bộ những giải pháp của Google thì bạn sẽ phải trả phí để sử dụng Google Workspace.

Thật chất gói Google Workspace chỉ được cung cấp miễn phí cho các tổ chức giáo dục và tổ chức phi lợi nhuận.

Có những tính năng mà người dùng chỉ có thể truy cập như một phần của Google Workspace, chẳng hạn như khả năng tích hợp sâu hơn của Meet cho phép Hình ảnh trong Hình của cuộc họp trong Google Chat, Docs, Slides, và Sheets . Tính năng này cho phép một người cộng tác và trình bày hiệu quả hơn.

Workspace giúp nâng cao trải nghiệm người dùng là doanh nghiệp ở tính năng Email marketing, bạn có thể sử dụng Google Chat trong mail, thêm tính năng như đề xuất thông minh trong email hoặc tài liệu, với việc gõ @ kèm tên người dùng mà bạn muốn nhắc đến vào các nhiệm vụ và trình bày ở Google Docs, Sheets hoặc Slides trong cuộc gọi Meet chuyện nghiệp ở phiên bản trả phí.

Các ứng dụng cơ bản trong Google Workspace

google workspace là gì
Google Workspace là gì

Gmail – Email doanh nghiệp toàn diện

Email doanh nghiệp tùy chỉnh heo tên miền riêng @tencongty.com dành cho doanh nghiệp của bạn. Tính năng nổi bật là chống spam và lừa đảo cũng như trải nghiệm thư không có quảng cáo. Thời gian hoạt động của Gmail (uptime) cực cao 99,9%, dung lượng lưu trữ lên tới 30GB hoặc không giới hạn theo gói, hỗ trợ đính kèm file dung lượng tới 5TB thông qua Drive,…còn rất nhiều tính năng tuyệt vời dành cho bạn.

Docs, Sheets, Slides, Forms

Trọn bộ tiện ích văn phòng thông minh giúp soạn thảo văn bản, xử lý bảng tính, thuyết trình và mẫu khảo sát, tương tự như bộ công cụ Excel, Word, Powerpoint của Microsoft,…

Google Drive – Lưu trữ không giới hạn

Tiện ích Google Drive giúp bạn tải file, hình ảnh, video lên không gian lưu trữ đám mây và chia sẻ cho bất cứ ai mà bạn muốn, dễ dàng truy cập tệp mọi lúc mọi nơi.

Google Chat – Kết nối mọi lúc mọi nơi

Google Chat giúp các nhóm và doanh nghiệp cộng tác với nhau một cách dễ dàng và hiệu quả ở bất cứ đâu qua tin nhắn trực tiếp và cuộc trò chuyện nhóm

Google Meet – Hội nghị truyền hình

Giúp mọi người trong nhóm của bạn kết nối với nhau một cách an toàn nhờ tính năng hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp, được xây dựng trên cơ sở hạ tầng toàn cầu an toàn và mạnh mẽ của Google. Nó cho phép hơn 250 người tham gia cuộc họp tùy thuộc vào phiên bản của bạn. Bạn cũng nhận được các tính năng bổ sung như bảng trắng kỹ thuật số, ghi âm cuộc họp, loại bỏ tiếng ồn, bỏ phiếu và hỏi đáp, phòng đột phá, theo dõi tham dự, kiểm soát kiểm duyệt, giơ tay, phát trực tiếp trong miền, điều này tùy thuộc vào gói Google Workspace mà bạn mua.

Google Calendar – Theo sát mọi dự án của bạn

Google Calendar là một loại lịch tích hợp trực tuyến mang đến sự kết nối và nhằm phục vụ cho nhu cầu làm việc nhóm của doanh nghiệp/ tổ chức, giúp tiết kiệm thời gian lên kế hoạch, từ đó có nhiều thời gian hơn để làm việc trên lịch dùng chung tích hợp liền mạch với Gmail, Drive, Danh bạ, Sites và Meet.

Sites

Giúp tạo ra những trang web cuốn hút, có chất lượng cao cho nhóm, dự án hoặc sự kiện của bạn.

Keep

Truy cập, tạo và chỉnh sửa ghi chú mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị từ máy tính, điện thoại hay máy tính bảng, ngay cả khi không có kết nối.

Các tính năng mới trong Google Workspace

google workspace la gi
Các tính năng mới của Google Workspace

Goolge đã thông báo một số tính năng mới cho nền tảng này:

– Với Workspace, Google nhằm mục đích kết hợp nhiều phương thức giao tiếp vào một giao diện duy nhất.

– Google Workspace có sự liên kết chặt chẽ giữa Meet, Chat và Rooms được tích hợp chặt chẽ hơn với các ứng dụng khác trong gói dịch vụ. Đây là một cải tiến tốt và hữu ích cho những ai phải chuyển đổi liên tục giữa email, tin nhắn tức thì, cuộc gọi thoại và video.

– Các tính năng sắp tới khác bao gồm khả năng tạo tài liệu trực tiếp trong Trò chuyện. Sau đó, người dùng có thể cộng tác trên các tài liệu này trong phòng Trò chuyện.

– Người dùng có thể xem trước các tệp được liên kết trong Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Điều này giúp bạn có thể cộng tác trên một tài liệu mà không cần phải mở nó trong một tab mới.

– Bất cứ khi nào bạn nhấn “@” Workspace sẽ khởi chạy một chip thông tin để hiển thị chi tiết liên hệ bên trong liên quan đến các tài liệu.

– Google cũng đưa Meet -in-picture vào Gmail và Trò chuyện, điều này cho phép bạn nhìn và nghe những người bạn đang cộng tác.

– Google cũng sẽ triển khai tính năng hình trong ảnh của Meet cho Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày của Workspace. Đây là một thay đổi hữu ích khác dành cho các doanh nghiệp đang sử dụng nền tảng để cộng tác từ xa.

Sự khác nhau giữa Google Workspace và G Suite

Hầu hết những tính năng của G Suite và những phần mềm bên trong đều giống như cũ. Với phiên bản Google Workspace mới ông lớn Google đã thể hiện được tầm nhìn của mình, đó là muốn nâng cao trải nghiệm người dùng, mang lại trải nghiệm hợp nhất giữa việc giao tiếp và hợp tác làm việc.

Nhưng có một số điểm khác biệt:

Lưu trữ (Storage)

30GB cho G Suite cơ bản, bộ nhớ không giới hạn cho G Suite Business và G Suite Enterprise; trong khi đối với Google Workspace: 30GB cho Business Starter, 2TB cho gói Business Standard, 5TB cho gói Business Plus, 1TB cho gói Enterprise Essentials, 5TB cho Enterprise Standard và Enterprise Plus.

Không gian lưu trữ không giới hạn đã không còn ở Workspace. Tuy nhiên, nếu bạn không chứa quá nhiều tệp âm thanh và hình ảnh với dung lượng lớn.

Giới hạn tài khoản người dùng

Đối với phiên bản G Suite cũ Google không giới hạn người dùng, nhưng đối với phiên bản Workspace đã có giới hạn số lượng user trên từng gói. Đối với gói Business (Starter, Standard và Plus), giới hạn tài khoản lên đến 300 người dùng, trong khi đối với gói Enterprise (Essentials, Standard và Plus), không có giới hạn tài khoản. Nếu doanh nghiệp của bạn có hơn 300 nhân viên, thì bản phải đăng ký gói Enterprise.

Tích hợp Gmail, Chat, Spaces và Meet

Phiên bản Workspace gmail được tích hợp với Google Chat, Spaces và Meet, bạn có thể cùng lúc sử dụng nhiều ứng dụng cùng lúc. Một tính năng quá mới và được xem là xu thế tương lai, đó chính là gia tăng sự cộng tác, kết hợp với nhau trên Google Docs, Sheets, Slides và chia sẻ với các thành viên trong nhóm trực tiếp trong Spaces mà không cần chuyển đổi các tab trên Google Workspace. Điều này giúp gia tăng hiệu suất công việc, và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.

Chuyển sang Bộ nhớ gộp

Đối với G Suite cũ, dung lượng bộ nhớ dành cho mỗi user sẽ ấn định, không thể chia sẻ, nhưng giờ đây Workspace cung cấp một bộ nhớ tổng hợp có thể dùng để chia sẻ trong toàn tổ chức (không áp dụng cho Business Starter).

Ví dụ: Nếu bạn bạn đăng ký gói Business Standard với 10 user, bạn sẽ nhận được 20TB bộ nhớ (10 người dùng x 2TB) được chia sẻ trong tổ chức của bạn. Nói cách khác, một người dùng có thể sử dụng nhiều hơn 2TB miễn là đủ bộ nhớ được gộp chung. Điều này thực sự giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu được khả năng sử dụng bộ nhớ.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần thêm bộ nhớ, bạn có thể đăng ký thêm user hoặc nâng cấp lên một gói Google Workspace khác cung cấp nhiều bộ nhớ tổng hợp hơn.

Google Vault

Tính năng mới này có trong dịch vụ Business Plus, Enterprise Standard và Enterprise Plus.

Vault là một công cụ quản lý thông tin và eDiscovery dành cho Google Workspace, có thể lưu giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu Workspace của người dùng liên quan đến một dự án eDiscovery cụ thể, chẳng hạn như vụ kiện tụng hoặc cuộc điều tra.

AppSheet có sẵn cho người dùng Enterprise Plus

AppSheet là một nền tảng phát triển ứng dụng không mã. Bạn chỉ cần đăng ký gói dịch vụ Workspace Enterprise Plus là đã có thể sử dụng miễn phí tính năng của AppSheet Core. Họ cũng có thể chia sẻ ứng dụng với những người dùng trong cùng một tổ chức mà không phải trả thêm phí.

Google Meet, Google Chat được nâng cao bảo mật

Người tạo phòng họp sẽ được mời hoặc bị xóa ra khỏi phòng họp, khóa trò chuyện và không cho họ phát biểu trong cuộc họp.

Google Workspace cũng đã cải thiện tính bảo mật của Chat. Google đang mở rộng các biện pháp bảo vệ chống lừa đảo mạnh mẽ đã được xây dựng trong Gmail cho Chat. Nếu một liên kết được gửi cho bạn qua Chat, liên kết đó sẽ được kiểm tra dựa trên dữ liệu thời gian thực và bị gắn cờ nếu bị phát hiện là độc hại.

Chi phí mua Google Workspace bao nhiêu?

Mặc dù có một số dịch vụ miễn phí trong Google Workspace như: Gmail, Google Drive, Google Meet, nhưng tổng thể dịch vụ này không phải là một dịch vụ miễn phí. Tại Hostify.vn chúng tôi cung cấp giải pháp Google Workspace với 4 gói dịch vụ cơ bản, phù hợp với nhiều nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

  • Google Workspace Business Starter (Tương đương G Suite Basic): 98.000đ user/tháng 
  • Google Workspace Business Standard (Tương đương G Suite Business): 224.000đ user/tháng
  • Google Workspace Business Plus (Tương đương G Suite Enterprise): 414.000đ user/tháng
  • Google Workspace Enterprise: 459.000đ user/tháng

bảng giá google workspace

Các tính năng trong Gmail của Google Workspace bao gồm: email doanh nghiệp tùy chỉnh @yourcompany, địa chỉ email nhóm không giới hạn, đảm bảo thời gian hoạt động 99,9%, gấp đôi bộ nhớ của Gmail miễn phí, không có quảng cáo, hỗ trợ qua điện thoại và email 24/7, Google Workspace Sync dành cho Microsoft Outlook, các tùy chọn bảo mật bổ sung như xác thực hai bước và SSO cũng như kiểm soát quản trị cho tài khoản người dùng và nhiều tính năng khác.

Kết luận

Google Workspace là bản nâng cấp rất hoàn hảo của G Suite cũ. Workspace cung cấp một bộ dụng cụ văn phòng cần thiết cho công việc của bạn với một mức chi phí khá hợp lý, đi kèm là sự an toàn, bảo mật và thông minh hơn. Khả năng kết nối và phối hợp với nhau để phục vụ mục đích làm việc nhóm khá tốt.

Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ Workspace có thể liên hệ với Hostify.vn theo các kênh sau:

Mong rằng bài viết trên của Hostify.vn sẽ giúp bạn hiểu biết thêm về Google Workspace là gì. Theo dõi kênh Blog của Hostify.vn để có thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé.